Esto no es lo que yo quería…

Es una frase habitual cuando nos enfrentamos a los trabajos externos, a los realizados por proveedores que no han entendido lo que queríamos.

Y es que, la búsqueda de proveedores es un proceso al que tarde o tempranos nos tenemos que enfrentar.

Identificar la necesidad

Ya sea porque necesitamos de productos o de servicios, el arranque del proceso es la identificación de la necesidad. Puede que queramos comprar un ordenador, o que nos limpien nuestros locales, o que nos den mantenimiento 24×7 a nuestra flota. En cualquiera de estos casos nos hemos de plantear la siguiente pregunta:

¿Lo hago yo mejor?

Y cuando no encontramos una respuesta positiva – lo que pasa casi siempre – es cuando nos tenemos que plantear la externalización. Necesitamos un proveedor.

Definir la necesidad

Ya sea un producto, o sea un servicio, este está estrechamente relacionado con las necesidades de nuestro negocio, y por lo tanto debemos de ser capaces de definirlo exactamente.

Perder un ratito escribiendo en un papel que características tiene el producto o servicio que buscamos nos ayudará en el proceso de búsqueda de proveedores, así como para saber en que momento hemos alcanzado el objetivo.

Si lo hemos hecho bien, ahora tenemos una necesidad no cubierta y un papel con la descripción de lo que necesitamos… Busquemos al proveedor.

Buscando proveedores (y presupuestos)

Algo tan simple como buscar a alguien que nos proporcione un servicio o un producto, puede ser una tarea compleja por nuestro desconocimiento.

¿Dónde buscas a un profesional que haga algo? ¿Páginas amarillas? ¿Directorios especializados? ¿Internet? ¿Serán buenos? ¿Son confiables? Y así hasta que nos cansemos.

La verdad es que todos los sitios son buenos para mirar, y por lo tanto para colocar nuestros servicios. Si buscamos proveedores, alguien puede estar buscándonos…

En mi caso tengo dos “frentes” abiertos en “Kohler” para los que he buscado de modo distinto. Por un lado he empleado Internet y las Redes Sociales (gracias @anitaideas) y por otro recomendaciones de socios.

Debemos entonces entregar a los preseleccionados detalles de los servicios o productos que buscamos para que nos proporcionen un presupuesto. Cuanto más detalle en la solicitud, más seguridad de que habrá menos problemas luego.

Puede que el proveedor (candidato) nos indique y aconseje respecto a nuestras peticiones. No perdemos nada por escucharlo, pero no desvirtuemos lo que queremos. Si necesito un coche naranja (por mi logo) y no lo tienen en esta marca, o lo pinto después o vamos a otra marca, pero no cambiamos de color.

Como final de esta fase debemos tener presupuestos suficientes como para escoger, aunque me salto este paso en este post por que tiene sus características propias.

Elegido el proveedor hay que seguirle

Sí, hay que seguirle (y a veces perseguirle), y es que dejar al proveedor solo es una locura. El proveedor es alguien que hace lo que nosotros íbamos a hacer, por lo tanto, la “responsabilidad” era nuestra.

Como dice el refrán castellano:

“El ojo del amo, engorda el caballo”

Muchos de los problemas con los proveedores se producen en esta fase. La falta de tiempo, la ausencia de supervisión, y la relajación propia del ser humano hace que se produzcan incumplimientos con nuestras necesidades.

La mayoría son incumplimientos menores, que al propagarse se van incrementando hasta hacer la solución inútil, y por lo tanto generando un nuevo problema.

Lo mejor, tener claro desde el principio que hemos de dedicarle tiempo al seguimiento del proveedor – dar una vuelta a ver como va la limpieza, una llamada para confirmar las entregas, etc – de modo que todo siga su curso normal.

Cerrando el ciclo

Ya sea por la finalización del servicio, la recepción del producto o la insatisfacción con los servicios prestados, hemos de cerrar en algún momento la relación con un proveedor.

Debemos evaluar si el proveedor nos ha sido útil, si estamos satisfechos con sus servicios y productos, y guardarlo.

Si volvemos a necesitar de ese tipo de servicios ya tenemos conocimiento previo sobre el proveedor, o si hemos de recomendar a nuestros clientes alguien para un servicio o producto similar, el contar con información siempre es un plus.